Задания в TeamWox – это инструмент, который позволяет отдавать распоряжения сотрудникам и контролировать их исполнение с любого рабочего места. Задания позволяют сотрудникам планировать оперативные и долгосрочные задачи, а также быстро обмениваться информацией. Именно благодаря этому модулю сотрудники компании могут наладить более эффективную групповую работу над поставленными задачами – выставляя друг другу задания, следя за их выполнением и контролируя их.
Модуль Задания является одним из основных элементов системы TeamWox. Основная работа в автоматизированной компании идет именно через него. Для удобства работы к заданиям можно прикреплять различные файлы – от видео- и аудио- материалов до текстовых документов и электронных таблиц. Это позволяет ставить задачи максимально подробно, не упустив никакой важной детали, и избежать потери информации при ее передаче. В итоге возникающие в работе проблемы быстрее и лучше решаются.
В неавтоматизированной компании решение задачи означает десятки телефонных звонков, писем и сообщений в чате. Разумеется, часть этой информации просто теряется, другая же часть оседает в различных компьютерных программах. При необходимости собрать эту разрозненную информацию будет достаточно проблематично, к тому же она будет неполной. Все эти проблемы успешно устраняет модуль «Задания», являющийся отличным инструментом для быстрого решения различных повседневных задач. Даже закрытое задание легко найти в архиве и узнать подробности: кто участвовал в дискуссии, как она проходила и на каком решении сошлись участники. При необходимости можно снова поднять этот вопрос, если он вновь окажется актуальным для компании.
Типы заданий
Распоряжения, которые получают сотрудники, могут носить разный характер - это зависит от срочности задания, количества занятых в его решении людей, уровня контроля и других факторов. В TeamWox тоже предусмотрена классификация заданий.
Задания с контролем
По умолчанию системой создается именно задание с контролем. Его главная особенность - возможность контроля за выполнением поставленной задачи. Пользователи, которым назначается такое задание, не могут его закрыть. В их силах лишь пометить его как "Выполненное", после чего автор задания увидит его в папке "Выполненные" и оценит качество исполнения. Если выполнение задачи устраивает автора - он закрывает задание, если нет - то возвращает на доработку, внося необходимые правки.
Задание с контролем обычно используются в тех случаях, когда необходимо решить ответственную задачу с большим количеством исполнителей. Ведь при решении таких задач контроль за исполнением крайне актуален.
Задание с уведомлением
Задание с уведомлением является тем же заданием с контролем, только с дополнительной опцией. Оно фиксирует время прочтения задания назначенными сотрудниками, что в отдельных случаях весьма полезно. При первом просмотре такого задания система автоматически создает комментарий следующего вида:
Простое задание
Такой тип задания используется при назначении элементарных задач, не требующих строгого контроля. Как только задание выполняется сотрудником, он может закрыть его собственноручно. Область применения простых заданий невелика, однако такого рода задачи довольно часто возникают в работе и их тоже нужно решать. Попросить секретаря отослать договор - пример подобного задания. Оно элементарно и не требует обсуждений.
Совместная работа
Данный вид заданий позволяет всем назначенным сотрудникам редактировать основной текст задания при его просмотре. Другое свойство такого рода заданий - контроль за назначенными сотрудниками. "Совместную работу" удобно использовать тогда, когда группа сотрудников трудится над одной задачей (проектом, документом) и требуется максимально оперативная работа участников с целью скорейшего получения финального результата.
События
Этот тип задания предусмотрен для напоминания о важных событиях, встречах, совещаниях. События удобно использовать при планировании деятельности - как своей, так и других сотрудников. При наступлении даты, которая указывается при создании события, оно перемещается в "Открытые". Теперь работа с ним идет, как с обычным заданием.
Есть события, которые повторяются во времени с определенной периодичностью: еженедельные планерки, дни рождения сотрудников или собрания акционеров. Для них в TeamWox есть свой тип задания - Периодическое событие. Как только наступает дата указанного события, оно сразу перемещается в раздел "Открытые" и работа с ним идет уже там. При наступлении следующей даты событие снова "срабатывает".
Заметка
Заметки предназначены для хранения некоторой важной информации. Это не задание в обычном понимании - заметка носит чисто информационный характер и не ставит перед сотрудниками никаких задач. В качестве заметок можно хранить различные инструкции или документы, к которым время от времени обращаешься. Например, расписания, порядок прохождения различных административных процедур или полезные ссылки на определенную тему.
Используя различные виды заданий и комбинируя их, в TeamWox можно быстро известить подчиненных о новой проблеме, скоординировать их действия, проконтролировать ход решения проблемы и быстро получить итоговый результат. Кроме того, Задания сохраняются в системе и их легко найти при необходимости. Это новый, более удобный и функциональный способ организации различных процессов!
Статьи по теме:
- Описание системы управления предприятием TeamWox
- TeamWox как единое информационное пространство
- Преимущества TeamWox для менеджера
- Работа с Заданиями в TeamWox
- Встроенные возможности работы с графикой в TeamWox
- Электронный документооборот и делопроизводство TeamWox
- CRM-элементы в TeamWox
- Онлайн Консультант TeamWox как инструмент службы поддержки клиентов
- Отчеты в TeamWox и их практическая польза
- Справочное руководство TeamWox
- Условия поставки TeamWox
2010.04.19