Система TeamWox - комплексное решение по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в различных компаниях. Управление и работа с документами, а также движение электронных документов в компании ведется в TeamWox с помощью модуля "Документы". Данный модуль позволяет решить следующие задачи:
- Хранение файлов и документов в электронном виде
- Хранение версий и истории изменений
- Согласование документов
- Ограничение доступа к документам по правам
- Формирование отчетов по работе с документами.
В статье более подробно с помощью примеров будет рассмотрена работа с документами в системе TeamWox, начиная с подключения к документам и заканчивая формированием отчетов.
Система электронного документооборота (СЭД)
В системе TeamWox все документы хранятся в зашифрованном виде, что обеспечивает высокую степень защиты информации. Для доступа к ним можно воспользоваться стандартным веб-интерфейсом и протоколом WebDAV. Во втором случае документы и каталоги представляются в виде обычных файлов и папок сетевого диска операционной системы.
Для быстрого получения нужного документа в веб-интерфейсе можно воспользоваться системой поиска.
Структура каталогов
В системе TeamWox права доступа устанавливаются только для каталогов. Иерархия каталогов является важным звеном в системе электронного документооборота и позволяет четко структурировать и разграничивать права на документы, хранящиеся в файловом хранилище. Например, каталог "Контракты" содержит данные о контрактах с клиентами компании. К этому каталогу имеют доступ сотрудники отдела маркетинга и директора.
Следует заранее выстроить структуру ваших каталогов в TeamWox исходя из особенностей делопроизводства и документооборота в вашей организации. Четко выстроенная структура каталогов позволит повысить эффективность работы с документами в организации.
Автоматизация работы с документами
После того как иерархия каталогов настроена, можно добавлять или создавать новые документы. Для этого необходимо воспользоваться соответствующими командами в меню страницы:
Можно добавлять документы как в виде обычных файлов, так и в виде встроенных объектов TeamWox (объекты MindMap, диаграммы, графики, текстовые документы). Давайте создадим диаграмму и сохраним ее под названием diagram.twv:
После того как вы создадите новый документ, его можно изменить. Для встроенных объектов TeamWox в общем списке документов появится картинка-меню редактирования. По нажатию на него откроется редактор TeamWox, позволяющий изменить объект:
Для изменения обычных файлов необходимо добавить новую версию файла в систему TeamWox из раздела "Версии" в разделе "Информация о документе". Все изменения документа (кроме удаления) производятся с помощью создания новой версии. Вы всегда можете посмотреть цепочку версий документа в соответствующем разделе:
Классификация документов
Обычно документ имеет дополнительные параметры, позволяющие понять его предназначение. Для этого предусмотрены специальные настройки документа в разделе "Информация". Этими параметрами являются:
- Направление. Документ может быть входящим, исходящим, внутренним и т.д.
- Тип. Документ может являться договором, запиской, приказом и т.д.
- Номер. Документу может быть присвоен порядковый номер. При этом номер не обязательно является цифровым, т.е. может содержать буквы и символы.
- Срок действия. Каждый документ может иметь свой период, в течение которого он действителен.
Если установить эти параметры, то они будут доступны для сортировки и поиска документов. Вот как будет выглядеть документ с выставленными настройками:
Согласование документов
В процессе работы с документом возникает необходимость в его согласовании. В системе групповой работы TeamWox существует два вида согласования:
- Ознакомление. Используется, когда необходимо ознакомить с электронным документом определенных людей или группу в системе управления предприятием TeamWox.
- Подпись. Используется когда необходимо подписать определенный документ. По желанию человек может отказаться от подписи
Назначить на подпись или ознакомление документ можно в разделе "Настройка просмотра сведений о документе". Назначение и дальнейшее согласование документа фиксируется в его свойствах и истории. Для удобства и эффективности делопроизводства используются уведомления и виджет документов. Если документ изменяется, все выполненные согласования аннулируются.
Давайте назначим наш документ на подпись директору компании. В свойствах документа сразу появится строка, информирующая о текущем этапе согласования:
После назначения документ появился в работе у пользователя "Main Director". Пользователь может как подписать его, так и отказаться от подписи:
Отчеты о документах
При работе с документами часто возникает необходимость оценить качество и объем работы сотрудников и использование файлового хранилища. Для этого в электронный документооборот (ЭДО) включают инструменты для формирования отчетов. Отчеты в TeamWox могут быть получены по различным параметрам:
- По типам документов. Данный отчет показывает количество и размер документов, группируя их по типам. Это позволяет оценить использование различных видов документов и загруженность хранилища документов в TeamWox.
- По пользователям и согласованию. Отчет показывает количество документов созданных пользователями системы, а также этапы прохождения согласования документов.
- Прирост по количеству и размеру документов. Данный отчет позволяет прирост документов по их количеству и объему. Отчет строится по документам, находящимся в текущей папке.
Заключение
Работа с документами - обязательная часть функционирования любой компании. Поэтому автоматизация документооборота и делопроизводства во многом влияет на эффективность общей деятельности бизнеса. Внедрение системы электронного документооборота будет простым и необременительным, если вы выберите TeamWox. Ведь это полноценная система работы с документами, которая поможет вам быстро навести порядок в делопроизводстве и превратит рутинную бумажную волокиту в удобный и понятный процесс. Результат не заставит себя ждать. Вы получите прямой и косвенный эффекты от внедрения TeamWox: экономию средств на материалы и рабочего времени сотрудников, прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и совместной работы с документами из любой точки мира.
Статьи по теме:
- Описание системы управления предприятием TeamWox
- TeamWox как единое информационное пространство
- Преимущества TeamWox для менеджера
- Работа с Заданиями в TeamWox
- Встроенные возможности работы с графикой в TeamWox
- Электронный документооборот и делопроизводство TeamWox
- CRM-элементы в TeamWox
- Онлайн Консультант TeamWox как инструмент службы поддержки клиентов
- Отчеты в TeamWox и их практическая польза
- Справочное руководство TeamWox
- Условия поставки TeamWox
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в архив (ГОСТ Р 51141-98). Участниками документооборота являются руководители, секретари, делопроизводители и исполнители. Как правило, секретари и делопроизводители работают с реквизитами документов, а руководители и исполнители — с их содержанием.
Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе над документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "делопроизводство без бумаги".
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации. Документ может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и находиться в электронном хранилище документов в виде файла.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, которая является средством защиты информации и обеспечивает контроль целостности и подлинности электронных документов.
2010.04.15