Автосекретарь

Модуль "Телефония" позволяет настроить автоматического секретаря для приема входящих звонков и их последующей маршрутизации. Вы можете записать собственное голосовое сообщение для вежливого приветствия ваших клиентов или же использовать стандартное сообщение. Для автосекретаря также можно настроить управление клавишами телефона. Например, при нажатии кнопки "1" вызывающий абонент будет соединен с оператором, а при нажатии кнопки "2" с конкретным отделом.

Настройки автосекретаря являются очень гибкими и позволяют настраивать голосовые меню любой сложности. Также в данном разделе можно настроить голосовую почту.

Список автосекретарей

Список автоответчиков в разделе "Автосекретарь" содержит краткую информацию о настройках для каждого автосекретаря:

• Название — название автоответчика или голосовой почты.
• Сообщение — аудиофайл сообщения.
• Меню — настроенные кнопки голосового меню.
• Действия — настроенные действия, выполняемые автосекретарем при наступлении одного из случаев:

• — Включена задержка после проигрывания файла.
• — Включена запись разговора.
• — Клиент не ввел внутренний номер абонента или команду голосового меню.
• — Никто из сотрудников не ответил на звонок.

При наведении курсора в конец строки с описанием настройки автосекретаря открываются возможные действия из списка:

• Проиграть —  прослушать сообщение автоответчика на веб-странице.
• Протестировать — проверить автосекретаря через TeamWox Communicator. При ее нажатии будет осуществлен тестовый звонок с ответом выбранного автоответчика.
• Удалить — удалить настройку автосекретаря.

Настройка автосекретаря

Чтобы добавить новую настройку автосекретаря, нажмите кнопку "Добавить автосекретаря" в верхней части вкладки. Для редактирования настроек существующего автосекретаря, нажмите на строку с кратким описанием настройки.

Настройки автосекретаря открываются в отдельном окне:

Для автосекретаря задаются следующие параметры:

• Имя настройки автосекретаря.
• Звуковой файл, который будет проигрываться при приеме звонка автосекретарем. Чтобы указать звуковой файл, нажмите кнопку "Выбрать". Допускаются любые файлы в формате WAV и MP3.

Далее задаются опции:

• Ждать 10 секунд после воспроизведения приветственного голосового сообщения — при включении данной опции после проигрывания голосового сообщения будет выдерживаться 10-секундная пауза перед тем, как автосекретарь выполнит заданное действие. Паузу можно отключить, например, если автосекретарь проигрывает сообщение с предупреждением о записи разговора перед соединением с кем-то из сотрудников.
• Записывать разговор между клиентом и ответившим сотрудником — при включении данной опции все разговоры между клиентами и сотрудниками будут записываться. Эта функция позволяет контролировать качество работы сотрудников технической поддержки. Запись разговора начинается, как только клиент начнет разговор с любым из сотрудников, и завершатся только по окончании общения. Записанные звонки можно прослушать в разделе "Звонки" профиля сотрудника

Далее следуют настройки голосового меню.

Чтобы создать команду, нажмите кнопку " Добавить новый пункт меню". В первом поле необходимо указать клавишу (от 1 до 9, * или #), при нажатии которой будет выполняться указанное действие. Например, можно установить, что нажатие клавиши 1 будет переключать звонок на конкретный отдел или абонента. Описание работы клавиш следует включить в голосовой ответ автосекретаря.

Далее выбирается одно из возможных действий:

• Соединить с пользователями — переключить на пользователей, указанных в поле справа. При выборе данного действия справа появится список пользователей. Звонок будет направлен одновременно всем выбранным пользователям. Соединение будет установлено с первым пользователем, ответившим на звонок.
• Перенаправить на номер — перевести звонок на указанные в поле справа номера. Номера можно вводить через знак "," или ";". Соединение будет установлено с абонентом, ответившим на звонок первым.
• Переключить на автосекретаря — переключить на другую настройку автосекретаря. Данная функция может применяться, например, при нехватке клавиш телефона для программирования всех необходимых действий.
• Начать запись — данное действие начинает запись разговора. Данное действие можно использовать, чтобы оставлять голосовые сообщения. Прослушать и загрузить записи можно в журнале.
• Повтор — повторить голосовую запись данного автосекретаря.
• Завершить/Возврат — завершить работу текущей настройки автосекретаря и вернуться к предыдущей, если такая сконфигурирована. Последняя ситуация возможна, если данный автосекретарь был включен действием "Переключить на автосекретаря" из другой настройки.
• Завершить звонок — завершить соединение при нажатии на клавишу, настроенную в голосовом меню.

После голосового меню можно настроить действие автосекретаря в определенных ситуациях:

• Действие на случай, если клиент не ввел внутренний номер абонента или команду голосового меню. Если клиент не произвел указанных действий, то по истечении 10 секунд (если задержка не отключена), автосекретарь выполнит указанное действие. В качестве действия может быть выбрано любое из описанных выше для голосового меню.
• Действие на случай, если никто из сотрудников не ответил на звонок. Если автосекретарь перенаправил звонок на сотрудников, но никто из них не поднял трубку, будет выполнено указанное действие. В качестве действия может быть выбрано любое из описанных выше для голосового меню.

Сохранение автосекретаря происходит при нажатии кнопки "Сохранить", отмена создания — при нажатии кнопки "Отмена".

Настройка обработчиков голосовой почты

Чтобы создать новый обработчик голосовой почты, нажмите соответствующую кнопку в верхней части вкладки. Редактирование и удаление обработчиков происходит аналогично автосекретарям — при помощи нажатия на строку с обработчиком и кнопки .

Для обработчика голосовой почты можно настроить только звуковой файл, который будет проигрываться перед началом записи. Допускаются любые файлы в формате WAV и MP3.

После конфигурации обработчика необходимо настроить его в автосекретаре. Проигрывание сообщения и последующая запись разговора могут быть включены в любой из ситуаций:

• При нажатии клиентом определенной клавиши.
• Если клиент не ввел внутренний номер абонента или команду голосового меню.
• Если никто из сотрудников не ответил на звонок.

Откройте настройки автосекретаря и для соответствующей ситуации выберите действие "Переключить на автосекретарь":

В качестве автосекретаря необходимо выбрать обработчик голосовой почты. Теперь, если ни один из сотрудников не ответит на звонок, будет проиграно сообщение обработчика голосовой почты, а затем начнется запись.

Прослушать записи, оставленные клиентами, можно в TeamWox Communicator. В строке пропущенного звонка, в котором было оставлено голосовое сообщение, будет отображаться иконка :

Если звонок был направлен нескольким сотрудникам, все они смогут прослушать оставленное голосовое сообщение.

Голосовые сообщения также можно прослушать в разделе "Звонки"  своего профиля:

Если при звонке было оставлено голосовое сообщение, оно помечается иконкой . Чтобы прослушать сообщение, наведите курсор на строку звонка и нажмите кнопку . При помощи кнопки можно сохранить на компьютер звуковой файл сообщения.

Голосовые сообщения также можно прослушать в журнале модуля "Телефония".

Если при звонке было оставлено голосовое сообщение, оно помечается иконкой . Чтобы прослушать сообщение, наведите курсор на строку звонка и нажмите кнопку . При помощи кнопки можно сохранить на компьютер звуковой файл сообщения.